1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è l’Ing. Francesco Mazzone, codice fiscale MZZFNC80R06H096L – EnergyManagement, con studio in Piazza Aristotele 21, 70018 Rutigliano (BA).

Contatti: info@energymanagement.it · Tel. 080 476 8224.

2. Dati trattati

Il sito contiene un modulo facoltativo per richiedere l’analisi gratuita di una fattura energetica. Tramite il modulo vengono trattati nome, eventuale azienda, e-mail, telefono, messaggio e i documenti di fornitura caricati. Se l’utente contatta spontaneamente lo studio tramite e-mail, telefono o WhatsApp, vengono inoltre trattati i dati e le informazioni inseriti nella comunicazione.

Per il Portale clienti vengono trattati nome e cognome, eventuale azienda, e-mail, username, credenziali protette mediante funzioni crittografiche, stato di approvazione dell’account e dati delle utenze associate, quali POD o PDR, indirizzo di fornitura, fornitore, tipologia e durata contrattuale, stato, consumo annuo e annotazioni pertinenti.

Per valutare e gestire la partecipazione al Gruppo di Acquisto Mazzone (GAM) possono essere trattati i dati identificativi e di contatto dell’impresa, del titolare, dei legali rappresentanti e dei referenti; dati relativi alle forniture di energia elettrica e gas, tra cui POD o PDR, sedi di fornitura, consumi e profili di prelievo, potenze, fatture, condizioni tecnico-economiche, fornitori in essere, durata e scadenza dei contratti; nonché le informazioni amministrative, contrattuali ed eventuali garanzie strettamente necessarie alla richiesta e alla formalizzazione delle offerte.

Qualora la richiesta sia presentata da un referente aziendale, i dati possono riguardare anche altri soggetti dell’organizzazione coinvolti nella gestione delle forniture. Tali dati sono raccolti di regola presso l’interessato o l’impresa di appartenenza e, quando necessario, presso fornitori, distributori o fonti pubbliche legittimamente consultabili.

I sistemi tecnici che rendono disponibile il sito possono inoltre trattare dati di navigazione, indirizzi IP e registri tecnici strettamente necessari alla sicurezza, al funzionamento e alla consegna delle pagine.

3. Finalità e basi giuridiche

• rispondere alle richieste e fornire informazioni sui servizi;
• esaminare le fatture di energia elettrica e gas trasmesse volontariamente e predisporre un riscontro senza impegno;
• ricevere e verificare le richieste di registrazione, autenticare i clienti e rendere consultabili le utenze associate al singolo account;
• valutare i requisiti per l’ingresso nel GAM, analizzare consumi, contratti e scadenze e, quando possibile, individuare soluzioni temporanee di allineamento;
• predisporre la richiesta di offerta aggregata, invitare i fornitori, confrontare le CTE ricevute e comunicare ai partecipanti gli esiti della selezione;
• assistere le aziende nella formalizzazione del contratto con il fornitore selezionato e nella gestione delle pratiche con venditori e distributori locali;
• svolgere attività precontrattuali richieste dall’interessato;
• adempiere obblighi di legge, amministrativi e fiscali;
• garantire sicurezza, integrità e corretto funzionamento del sito.

Il trattamento dei dati e dei documenti inviati per l’analisi si basa sulla richiesta dell’interessato e sull’esecuzione di misure precontrattuali. I trattamenti connessi alla valutazione, all’adesione e alla gestione del GAM sono necessari per dare seguito alla richiesta dell’impresa, svolgere le attività precontrattuali, eseguire il rapporto professionale e assistere il cliente nella stipula e nella gestione della fornitura. Il trattamento connesso al Portale clienti è necessario per gestire il rapporto professionale o contrattuale, fornire il servizio richiesto e proteggere account e informazioni; gli ulteriori trattamenti si basano sull’adempimento di obblighi legali e sul legittimo interesse alla sicurezza dei sistemi e alla tutela dei diritti del titolare, secondo i casi.

4. Cookie e strumenti di tracciamento

Non essendo installati strumenti facoltativi direttamente dal titolare, non sono presenti preferenze di profilazione da attivare o revocare. Questa sezione verrà aggiornata prima dell’eventuale introduzione di servizi statistici, mappe incorporate, video o altri contenuti di terze parti.

5. Infrastruttura e flusso dei dati

EnergyManagement utilizza un’infrastruttura composta da ambienti separati, collegati solo per le funzioni necessarie al servizio:

• gestionale e archivio interno: il gestionale professionale ACE costituisce la fonte operativa dei dati amministrativi e delle forniture. Documenti, allegati e archivi di lavoro sono conservati sul NAS dello studio, all’interno della rete riservata. L’accesso è limitato al titolare e ai collaboratori autorizzati, mediante dispositivi e credenziali dedicati;
• banca dati di pubblicazione: i soli dati approvati e necessari all’Area Clienti vengono sincronizzati, tramite una procedura controllata, verso il progetto Supabase energymanagement-clienti-prod. La banca dati primaria del progetto è collocata nella regione UE centrale di Francoforte. I clienti visualizzano esclusivamente i dati associati alla propria organizzazione, secondo ruoli e regole di accesso a livello di riga;
• sito e servizi integrati: energymanagement.it è erogato tramite OpenAI Sites e l’infrastruttura Cloudflare. Le funzioni attive sul sito possono utilizzare Cloudflare D1 per dati strutturati e Cloudflare R2 per documenti e file caricati, nei limiti necessari ai moduli, alle aree riservate e ai servizi richiesti;
• comunicazioni transazionali: Resend è utilizzato per inviare conferme, avvisi operativi e notifiche. A tale scopo può trattare indirizzi e-mail, dati del messaggio, informazioni tecniche di consegna e, quando previsto dalla funzione utilizzata, i documenti allegati dall’utente;
• copie di sicurezza: per garantire continuità operativa e ripristino possono essere create copie protette sul NAS e, per le procedure abilitate, in spazi Google Drive controllati dal titolare.

Sono adottate misure proporzionate al rischio, tra cui connessioni HTTPS, separazione degli ambienti, account personali, protezione crittografica delle credenziali, autorizzazioni per ruolo, registri tecnici, copie di sicurezza e aggiornamento dei sistemi. Le misure vengono riesaminate nel tempo; nessun sistema connesso a una rete può tuttavia essere considerato esente da ogni rischio.

6. Destinatari, trasferimenti e conservazione

EnergyManagement non diffonde le fatture ricevute né cede i dati a soggetti terzi per autonome finalità promozionali. Nell’ambito del GAM, i dati strettamente necessari possono essere comunicati ai fornitori invitati alla procedura, al fornitore selezionato, ai distributori locali e agli ulteriori soggetti coinvolti nella gestione o formalizzazione della fornitura. La comunicazione avviene nei limiti necessari alla richiesta di offerta, alla verifica dei requisiti, alla conclusione del contratto e allo svolgimento delle pratiche richieste.

I dati possono inoltre essere trattati dal titolare, dai soggetti autorizzati e dai fornitori tecnici necessari a erogare, proteggere e manutenere i servizi. Tra questi rientrano Supabase per la banca dati dell’Area Clienti, OpenAI e Cloudflare per il sito e i relativi servizi applicativi, Resend per le comunicazioni transazionali e Google per le copie di sicurezza abilitate. Tali fornitori operano nei limiti delle rispettive funzioni e, ove applicabile, quali responsabili del trattamento sulla base di accordi conformi all’articolo 28 del GDPR.

La banca dati primaria Supabase indicata sopra è ospitata nell’Unione europea. Alcuni fornitori o loro sub-responsabili possono tuttavia trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo per assistenza, sicurezza o prestazioni tecniche. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altre garanzie previste dagli articoli 44 e seguenti del GDPR.

Le fatture e le richieste vengono conservate per il tempo necessario a svolgere l’analisi, fornire il riscontro e gestire l’eventuale rapporto professionale; successivamente vengono cancellate, salvo obblighi di legge o necessità di tutela dei diritti del titolare.

I dati raccolti per il GAM sono conservati per il tempo necessario a valutare la richiesta, svolgere la campagna di acquisto, gestire l’eventuale adesione e assistere il cliente per la durata del rapporto. Alla cessazione, i dati sono conservati per il periodo richiesto dagli obblighi amministrativi, fiscali e professionali applicabili o necessario alla tutela dei diritti, quindi cancellati o resi anonimi.

I dati degli account e delle utenze sono conservati per la durata del rapporto con il cliente e successivamente per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi applicabili o tutelare i diritti del titolare. Le sessioni di accesso hanno durata limitata e possono essere revocate dal titolare.

Le copie di sicurezza sono conservate con accesso limitato per il periodo previsto dai cicli di backup e vengono sovrascritte o eliminate secondo le relative procedure. Un dato cancellato dai sistemi attivi può quindi permanere temporaneamente in una copia protetta, senza essere utilizzato per finalità ordinarie, fino alla sua rotazione o al ripristino eccezionale del sistema.

7. Conferimento dei dati e decisioni automatizzate

Il conferimento dei dati per una semplice richiesta di informazioni è facoltativo; il mancato conferimento delle informazioni necessarie può tuttavia impedire a EnergyManagement di valutare l’ingresso nel GAM, predisporre la richiesta di offerta o gestire le pratiche di fornitura.

I dati non sono utilizzati per decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato. La valutazione dell’azienda, delle offerte e delle condizioni di adesione prevede un intervento professionale.

8. Diritti dell’interessato

L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento, quando applicabili, scrivendo a info@energymanagement.it.

È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali. Per il testo del Regolamento (UE) 2016/679 è disponibile la versione ufficiale su EUR-Lex.

9. Aggiornamenti

L’informativa può essere aggiornata in seguito a modifiche del sito, dei servizi utilizzati o della normativa. La data dell’ultima revisione è indicata all’inizio della pagina.